Лайфхак 1С 8.3. Сканы документов в 1С.📎
Достали со встречками? Сканер при виде вас пытается отползти в сторону?
Чтобы упростить этот процесс, попробуйте сканировать ТОРГ-12, с/ф, акты и прочее по мере поступления и прикреплять в базу 1С. Да и в принципе, в работе, удобно иметь все документы под рукой (особенно тем, кто работает удаленно и получает все доки в виде сканов)
Где можно добавлять файлы?
👉🏻Во всех документах/справочниках где есть значок "Присоединенные файлы" - 📎 (Реализация, Поступление, Счет-фактура, Счет, Авансовый отчет, Договор, Сотрудники, Физические лица и др.)
Добавить можно:
- из файла
- по шаблону
- со сканера
Использование сканера напрямую из 1С позволит исключить промежуточные шаги по сохранению информации в файл, сканированию данных вне 1С, сохранения скана в файл и уже только после этого прикрепления файла в 1С.
Специально подключать сканер в 1С не нужно! 1С сама выдаст список подключенных к компьютеру устройств печати и сканирования, из которого нужно выбрать нужный для работы.
Подключенный к компьютеру сканер указывается в окне настройки Выбор устройства сканирования.
После добавления файла перепроводить документ не надо!
Например добавим скан к справочнику "Договоры".
👉🏻 Справочники "Договоры"/ Выбрать договор/ кнопка "Присоединенные файлы"📎 /Добавить.
Кроме того здесь же можно произвести следующие действия со вложенным документом:
- распечатать,
- отправить по электронной почте
- подписать электронной подписью (для шаблона)
- сохранить в указанное место.
Вернувшись в справочник мы будем видеть в списке те договоры которые имеют присоединенные файлы в соответствующей колонке со скрепкой.
Что делать если документов очень много и они делают базу тяжелой? Можно включить хранение на внешнем томе, а не внутри базы.
👉🏻Меню: Администрирование/Настройка работы с файлами
Тогда объем существенно не вырастет. Но потребуется настройка резервного копирования того ресурса, на котором будете хранить сканы. Попросите это сделать админов.
Также есть простой способ уменьшить вес документа в процессе сканирования: В настройках сканера ставите PDF 200 dpi в цвете. Вес будет 50-150 kbs
Легкой вам работы! 👉🏻❤
#лайфхак1С@typical_buh #шпаргалки@typical_buh
